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Desde 2016 Dataprima tem

digitalizado
5,016,740
páginas
triturado
4,317
quilos de papel
evitou o abate de
73
arvores

benefícios

É o método mais eficiente para armazenar, preservar, gerenciar e consultar grandes quantidades de documentos.

Podemos digitalizar, classificar e indexar todos os tipos de documentos; tudo o que está no papel.

A digitalização garante o acesso às informações. Os documentos originais, uma vez digitalizados, não podem mais ser expostos a eventualidades relacionadas ao seu manuseio físico. Isso é essencial para arquivos que desejam ser preservados fisicamente.

A digitalização permite que você libere superfícies anteriormente usadas para armazenar documentos. Uma vez que as imagens tenham sido obtidas e protegidas, pode-se decidir mantê-las em depósitos externos especializados ou outros destinos.

procesode producción

01Classificação

Nesta fase, os documentos a serem digitalizados são classificados e ordenados de acordo com a necessidade do cliente. Da mesma forma, esta tarefa determinará as próximas fases do processo de digitalização e consiste em identificar se a captura dos documentos será realizada individualmente ou a granel, em lotes.

02Preparação

Antes da digitalização, a documentação a ser digitalizada é preparada, revisando folha por folha que não contenha elementos que impeçam sua captura ágil ou que dificultem o processo de digitalização.

Remova folhas, ganchos/grampos, clipes, anéis, etc...

Separe os documentos com várias páginas unidas. Gire as páginas que estão de cabeça para baixo.

Revisão de documentos fora do padrão (envelopes, postagem etc.)

03Digitalização

Na fase de digitalização (digitalização), a imagem digital do documento original em papel é obtida.

SCANNER

Em primeiro lugar, deve-se selecionar o scanner mais adequado para o tipo de documento, tamanho e estado de conservação, garantindo assim a integridade das imagens digitais e sua qualidade.

Para projetos temos acesso a uma grande variedade de equipamentos: scanners de alta e média produção até A3, planos, planetário/orbital, planos e microfilme/microficha.

PARÂMETROS DE DIGITALIZAÇÃO

Em seguida, o formato do arquivo é definido e os parâmetros de digitalização são estabelecidos de acordo com os requisitos do projeto/cliente.

Valores de configuração mais frequentes:

Lado simples ou duplo
Modos de cores: P&B, tons de cinza, 8 bits, 256 tons e cores
Formato: PDF ou PDF/A única ou várias páginas, JPEG, TIFF, etc.

Resolução de captura sugerida: 300 dpi

04Indexando

A estrutura da base de dados é definida de acordo com os índices exigidos pelo projeto/cliente, para o correto acesso e visualização da documentação digitalizada. Nesta fase, são recolhidas todas as informações identificativas dos documentos necessários ao seu upload para o Arquivo Digital, por exemplo no. de arquivo, data do documento, tipo de documento, etc. Essas informações são relevantes para a identificação do documento e suas futuras consultas. De acordo com o tipo de desagregação (nível de detalhe), podemos oferecer:

Padrão indexing (1 nó)
Identificação global do arquivo/arquivo/pasta/outro conjunto documental

INDEXAÇÃO detalhada (> 1 nó)
Identificação específica de um documento ou conjunto de documentos contidos em um arquivo/arquivo/pasta/outro conjunto de documentários. A tarefa pode ser realizada manualmente ou por meio da tecnologia de reconhecimento óptico de dados associada ao documento:OCR - Reconhecimento Ótico de Caracteres
Reconhecimento de código de barras/QR

05Controle de qualidade

O controle de qualidade das imagens é realizado em consonância com o processo de digitalização e consiste em verificar se a imagem digital e os dados significativos obtidos no processo de digitalização são fiéis ao documento original em papel.
Imagens alinhadas corretamente
Sem margens adicionadas
Seja uma representação fiel e integral da unidade documental
Seja visível e/ou legível


Todo o processo é supervisionado e um segundo controle de qualidade também é realizado em uma amostra dos arquivos digitais finais, escolhidos aleatoriamente.

06Regresso

Entrega de documentos digitalizados e devolução de documentos físicos

ARQUIVO DIGITAL - IMAGENS

Durante o serviço podemos armazenar as imagens em servidores dedicados com acesso por FTP ou enviá-las através do Google Drive, Dropbox ou outro sistema. Ao final do projeto, um BACK-UP (cópia de backup) é sempre entregue por meio de suporte digital como pendrive, disco externo ou DVDs.


ARQUIVO FÍSICO

Terminada a digitalização - e recebida a aprovação final do trabalho realizado - a documentação (arquivos, pastas ou outros) é novamente recolhida para a sua devolução, de acordo com a forma como foi originalmente recebida.

A entrega do material - no caso de realização dos trabalhos nos nossos escritórios, são efectuados com pessoal próprio, garantindo assim a confidencialidade e absoluta responsabilidade no tratamento da documentação.

07Software | Visualizador

Desenvolvimentos de sistemas à medida do projeto de digitalização durante o serviço, caso seja necessário, propomos um sistema de visualização de documentos já digitalizados. A ideia básica de todo telespectador é que em caso de urgência, as informações da documentação que requer prioridade possam ser acessadas, em tempo hábil.

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